Gestionar bien los recursos de una entidad de salud mental pasa por tener en un único sistema la información de las personas atendidas, de los profesionales, de los recursos y centros, y de la actividad diaria. Cuando todo está conectado, el trabajo de cada día alimenta las memorias y la justificación de subvenciones. Cuando vive repartido en hojas de cálculo y carpetas, el esfuerzo se multiplica y el riesgo, con datos de salud de por medio, también.

El punto de partida habitual

En muchas entidades cada recurso lleva su propia hoja, cada coordinador tiene su forma de apuntar y la documentación se guarda en carpetas compartidas sin un criterio común. Funciona mientras la entidad es pequeña y las mismas personas llevan años en ella. Se rompe cuando se abre un recurso nuevo, cuando alguien se va o cuando llega una inspección.

Qué conviene centralizar

Cuatro bloques. Las personas atendidas, con su itinerario por los distintos recursos, su historial y su documentación. Los profesionales y su asignación. Los recursos y centros, ya sean residencias, centros de día, CRPS, CRL, equipos de apoyo social comunitario o pisos supervisados. Y la actividad diaria: programas, agenda, atenciones y seguimientos. La regla es sencilla: un dato se registra una vez y está disponible donde haga falta.

Por qué Excel se queda corto al crecer

Excel no es el problema; el problema es usarlo para algo para lo que no está pensado. Al crecer aparecen las versiones duplicadas, los descuadres entre hojas, la imposibilidad de saber quién ha cambiado qué y, sobre todo, un control de accesos que no está a la altura de los datos de salud. Cuantos más recursos y profesionales, más horas se van en cuadrar información en lugar de en atender a personas.

Del dato diario a la memoria

Si cada atención y cada actividad se registra en el momento y se asocia a los indicadores de su programa, las memorias y la justificación se generan a partir de esos datos. Lo contamos con detalle en cómo justificar subvenciones de programas sociales y en cómo preparar memorias e inspecciones.

Datos de salud, RGPD y administración

La información de salud es una categoría especial de datos personales, así que el RGPD exige más: saber quién accede a cada dato y por qué, dejar registro de los accesos y guardar la información en un entorno seguro. Para las entidades concertadas con la administración, los pliegos suelen pedir además alojamiento en España y medidas alineadas con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Conviene que la herramienta lo traiga resuelto y no tener que justificarlo en cada concurso.

Cómo dar el paso sin parar la entidad

Ordenar la gestión no consiste en comprar la primera herramienta que aparezca. Consiste en elegir un sistema pensado para el sector, migrar los datos que ya tenéis y acompañar al equipo en las primeras semanas. Es lo que hacemos con Actyva Center®, el software de gestión para entidades de salud mental que está en uso desde 2023, adaptado al ENS de categoría alta y conforme al RGPD. Si queréis ver cómo encaja con vuestra entidad, pedid una demo y os lo enseñamos con casos como los vuestros.